Allgemeine Hinweise zum Datenschutz

Begriffsbestimmungen

Für das Verständnis dieser Datenschutzerklärung definieren wir zentrale Begriffe. Diese Definitionen helfen, die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten im Kontext notarieller Leistungen systematisch einzuordnen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, Ausweisnummer oder Kontoinformationen. Im notariellen Kontext gehören hierzu zusätzlich Dokumentendaten wie Urkundeninhalte, Beglaubigungsdetails und Identitätsnachweise.

Verarbeitung bezeichnet jeden Vorgang im Umgang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Sammlung, Aufzeichnung, Organisation, Speicherung, Anpassung, Abruf, Nutzung und Löschung. Beispiele: das Einlesen eines Identitätsdokuments, die Archivierung einer beglaubigten Urkunde oder die Übermittlung eines Dokuments an Behörden.

Nutzer sind natürliche Personen, die unsere Website besuchen oder unsere Dienstleistungen für notarielle Dokumente, Beglaubigungen und verwandte Services in Anspruch nehmen. Dazu zählen Auftraggeber, Bevollmächtigte, Parteien eines Rechtsgeschäfts sowie gesetzliche Vertreter.

Dienstleistungen umfassen alle Aktivitäten von NotarTopAkte im Bereich notarielle Urkunden, Beglaubigungen, Vollmachten, Führungszeugnisse, Übersetzungen, Beurkundungen sowie die Verwaltung und Archivierung entsprechender Dokumente.

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf dem Endgerät gespeichert werden und Informationen zu Einstellungen, Präferenzen oder zur Nutzung der Seite enthalten können. Sie dienen der Funktionsfähigkeit, Analyse und Verbesserung des Online-Angebots.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im Bereich notarielle Dienstleistungen. Nachfolgend werden die Hauptzwecke mit praktischen Beispielen beschrieben.

• Durchführung notarieller Dienstleistungen: Erstellung, Beglaubigung und Beurkundung von Urkunden, Vollmachten und Verträgen.
• Identitäts- und Legitimationsprüfung: Prüfung von Ausweisen und Meldeunterlagen vor der Beglaubigung oder Beurkundung.
• Kommunikation und Organisation: Terminvereinbarungen, Rückfragen zu Unterlagen und Versand notarieller Dokumente.
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung: Abrechnung von Gebühren und Verwaltung von Zahlungsnachweisen.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten: Aufbewahrungspflichten, Meldepflichten gegenüber Behörden und sonstige rechtliche Verpflichtungen.
• Sicherheits- und Betrugsprävention: Schutz vor Missbrauch bei Unterschriften, Dokumentenfälschung oder unbefugtem Zugriff.
• Qualitätskontrolle und Statistik: Analyse von Abläufen zur Verbesserung unserer Dienstleistungen anhand anonymisierter Fallbeispiele.
• Technischer Betrieb der Website: Betriebssicherheit, Fehlerbehebung und Optimierung von Online-Formularen und Informationsseiten.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Wir erläutern die relevanten Grundlagen im Kontext unserer Tätigkeit als Anbieter notarieller Dienstleistungen in Österreich.

• Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung zur Durchführung der beauftragten notariellen Dienstleistung.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs‑ und Meldepflichten.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verarbeitung zur Sicherstellung des Geschäftsbetriebs, zur Betrugsprävention und zur Verteidigung bei rechtlichen Ansprüchen, sofern die Interessen der Betroffenen nicht überwiegen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn ausdrücklich eingeholte Einwilligungen für bestimmte Verarbeitungen, etwa für Marketingmitteilungen oder optionale Dienste, vorliegen.

Ihre Rechte nach DSGVO

Betroffene Personen haben zahlreiche Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Wir beschreiben die wichtigsten Rechte und wie Sie diese in der Praxis geltend machen können, inklusive Beispielen typischer Anfragen und erwartbarer Abläufe.

• Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten und die Verarbeitungszwecke verlangen. Beispiel: Kopie der im Zusammenhang mit Ihrer beglaubigten Urkunde gespeicherten Identitätsdaten.
• Recht auf Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Daten können berichtigt werden, etwa fehlerhafte Adressangaben in einer Urkunde.
• Recht auf Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, z. B. wenn die Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass die Verarbeitung eingeschränkt wird, etwa während einer Prüfung von Berichtigungsansprüchen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit technisch möglich, erhalten Sie personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Recht auf Widerspruch und Beschwerde: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen Widerspruch gegen Verarbeitungen einlegen und sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.

Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, um grundlegende Funktionen bereitzustellen, Präferenzen zu speichern und statistische Auswertungen durchzuführen. Im Folgenden erklären wir die eingesetzten Typen und wie Sie Ihre Einstellungen anpassen können.

Wir verwenden notwendige Cookies für Sitzungsverwaltung und Sicherheit, funktionale Cookies für Benutzerpräferenzen sowie analytische Cookies zur Messung der Nutzung unserer Informationsseiten. Drittanbieter‑Cookies setzen wir nur ein, wenn Sie dazu explizit eingewilligt haben.

Kategorien: 1) Essenzielle Cookies (z. B. Sitzungs-Cookies), 2) Leistungs-/Analytische Cookies (z. B. Besuchsstatistiken), 3) Funktionale Cookies (z. B. Spracheinstellungen), 4) Marketing-Cookies (werden nur nach Einwilligung eingesetzt).

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers oder über das Cookie-Banner unserer Website steuern und bereits erteilte Einwilligungen widerrufen. Hinweise zur Deaktivierung finden Sie in den Hilfefunktionen Ihres Browsers.

Weitere Informationen zu Cookies und Einstellungen

Weitergabe von Daten

Für die Erbringung unserer Dienstleistungen geben wir Daten nur in den erforderlichen Fällen an Dritte weiter. Nachfolgend typische Empfänger und die jeweiligen Verarbeitungszwecke anhand konkreter Szenarien.

• Behörden und Register: Übermittlung notwendiger Daten an Behörden oder Geschaeft-/Grundbuchämter im Rahmen gesetzlicher Vorgaben (z. B. Eintragungen beim Grundbuch).
• Zahlungsdienstleister und Banken: Weitergabe von Zahlungsdaten zur Abwicklung von Gebühren und treuhänderischen Zahlungen.
• Rechtsanwälte und Notarvertretungen: Austausch von Fallinformationen und Dokumenten, wenn Dritte im Mandat eingebunden sind.
• Dienstleister für IT und Archivierung: Übermittlung technischer Daten an Dienstleister, die den Betrieb der Website oder sichere Archivierung übernehmen.
• Übersetzer und Sachverständige: Weitergabe von Dokumenten an Prüfstellen oder Übersetzungsdienstleister, wenn dies zur Erfüllung des Auftrags erforderlich ist.
• Sonstige Empfänger bei rechtlicher Verpflichtung: Datenübermittlung, wenn dies aufgrund gesetzlicher Anforderungen erforderlich ist oder zur Abwehr rechtlicher Risiken notwendig erscheint.

Übermittlungen in Drittländer

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgen nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Schutzmaßnahmen wie Standardvertragsklauseln vereinbart wurden. Konkrete Fälle sind etwa die Nutzung internationaler Hosting‑Dienste oder internationale Übersetzungen.

Als Schutzmaßnahmen setzen wir geeignete technische und vertragliche Vorkehrungen ein, darunter Verschlüsselung, Zugangsbeschränkungen und vertragliche Garantien mit Dienstleistern (z. B. Standardvertragsklauseln).

Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung notwendig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Wir erläutern gängige Fälle und Fristen anhand praktischer Beispiele.

Daten, die zur Erfüllung eines Notarauftrags erforderlich sind, werden in der Regel bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, jedoch nicht länger als notwendig, archiviert. Beispiel: Dokumente, die Buchhaltungsrelevanz haben, werden entsprechend steuerrechtlicher Fristen aufbewahrt.

Kommunikationsdaten wie E‑Mails und Nachrichtenaustausch zu konkreten Fällen werden so lange gespeichert, wie dies zur Nachvollziehbarkeit des Falls erforderlich ist und anschließend nach sicheren Löschprozessen entfernt.

Server- und Sicherheitslogs werden zeitlich begrenzt aufbewahrt, um Missbrauchsfälle aufzuklären oder wiederkehrende Probleme zu analysieren, danach anonymisiert oder gelöscht.

Auf Verlangen und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert. Löschanfragen werden geprüft und im Rahmen rechtlicher Vorgaben umgesetzt.

Sicherheit der Verarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen. Maßnahmen werden kontinuierlich überprüft und an aktuelle Sicherheitsstandards angepasst. Die Maßnahmen berücksichtigen typische Risiken im Umgang mit sensiblen notariellen Dokumenten.

• Zugriffskontrollen: Berechtigungsmanagement und rollenbasierte Zugriffe, um Daten nur befugten Personen zugänglich zu machen.
• Verschlüsselung: Transportverschlüsselung (TLS) für Datenübertragungen und verschlüsselte Speicherung sensibler Dokumente.
• Sicherheitsaudits und Backup‑Verfahren: Regelmäßige Prüfungen und gesicherte Backups zur Wiederherstellung und Integrität der Daten.

Ihre Datenschutzrechte – praktische Hinweise

Hier erläutern wir, wie Sie Ihre Rechte praktisch ausüben können. Anhand von Fallbeispielen erklären wir typische Abläufe, etwa eine Auskunftsanfrage zu einer beurkundeten Urkunde oder die Berichtigung einer Adresse.

• Auskunftsersuchen stellen Sie schriftlich per E‑Mail oder Post an die im Impressum genannte Kontaktadresse. Bitte geben Sie möglichst konkrete Angaben zum Fall an (z. B. Urkunden‑Datum, Aktenzeichen).
• Berichtigungswünsche leiten wir nach Prüfung innerhalb angemessener Frist weiter und bestätigen die Berichtigung, z. B. bei fehlerhaften Adressdaten in einer Urkunde.
• Löschanträge prüfen wir auf Vereinbarkeit mit Aufbewahrungspflichten; wenn möglich, erfolgt danach die Löschung oder Anonymisierung der Daten.
• Einschränkungsersuchen können gestellt werden, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und statt Löschung eine Einschränkung gewünscht wird.
• Datenübertragungsanfragen bearbeiten wir in einem gängigen, maschinenlesbaren Format, soweit dies technisch möglich ist und keine gesetzlichen Hindernisse bestehen.
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (z. B. Verarbeitung zu Direktwerbungszwecken) wird zeitnah geprüft und umgesetzt.
• Beschwerden bei Aufsichtsbehörden sind möglich; in Österreich ist die zuständige Stelle die Datenschutzbehörde.
• Für Anfragen nutzen Sie bitte unsere Kontaktangaben und geben Sie eine möglichst genaue Sachverhaltsbeschreibung an, um eine zügige Bearbeitung sicherzustellen.

Anfragen zu Betroffenenrechten

Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch richten Sie bitte schriftlich an NotarTopAkte. Zur Identitätsprüfung können wir Nachweise (z. B. Kopie eines Ausweisdokuments) anfordern, damit Daten nicht unberechtigt herausgegeben werden. Telefonische Vorabklärung ist möglich: +43666388358.

[email protected]

Wir bemühen uns, Anfragen unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang zu beantworten. Bei komplexen Anfragen oder großem Umfang kann diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden; Sie werden in diesem Fall informiert.